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広報に大切なこと。①

シンプルなら短 複雑なら長

あなたがイベントをする場合どの程度前から広報すればいいのでしょうか?これも難しい問題です。短すぎては大勢の人に伝わらず、長すぎては情報に新鮮味がなくなって開催日がいつなのかお客様に忘れられてしまいます。程よい数のお客様の目に触れつつ、新鮮味を失わないように開催したいものです。

広報期間を考えた場合、先日お話した『どの層にアピールするか』という議題と密接な関係にあります。例えばバトル関係のイベントをする場合いかに演習の常連さんの目に触れるかということです。演習で言うと毎週土日と水曜日がメインの開催日になりますから言い換えると何回『土日水に広報するか』ということになります。私が考えたベターな回答は水曜日2回の土日1回-土曜日開催として10日前の水曜日広報開始でした。

しかしこれには裏があります。私が主催していたバトルイベント『戦祭』は開催10回を超える古参のイベントだったためルール自体は常連さんにとって熟知したものであり、イベント趣旨も明確だったからです。このようにイベントがわかりやすければわかりやすいほど広報期間は短くできるでしょう。ただし10日は私の感触では丁寧に広報できる最短ラインです。これ以下ですと当日参加がメインのイベントでなければ厳しいでしょう。

イベントのルールが難しければ難しいほど広報期間は長く取る必要があります。それはイベントの趣旨や内容を理解し、お客様が受け入れてくれるまで長い時間がかかるからです。その場合は話題性を失わないような広報テクニックが必要になってきます。



明日に続きます。
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役割分担に必要なこと。

仲間を過信しすぎず、暇にさせず

イベント運営には何が必要でしょうか。
どういった役割が必要かリストアップしていきましょう。

・企画
 イベントの骨子をさだめる
・司会
 イベント中の進行を行う
・広報(ECO内)
 看板やコメントなどでECO内広報を行う
・広報(ECO外)
 ブログに情報を掲載する
・受付/質問応答
 参加者の募集を受付し、参加者リストを作成/管理する
・会場整理
 会場のご案内などを行う
・雑用/演出
 イベントにより必要な露店を展開したり、アイテムの配布などを行う。
 アンケートや投票が必要なイベントではその集計役も必要。

もちろんこれらは基本中の基本の項目だけですので、あなたの主催するイベントの進行をイメージしながらどんな役割がいるのかをリストアップすることをお奨めします。次に自分でこなす役割をこの中から選択します。私の場合は会場整理と雑用以外のほとんどを自分でこなします。主催者は少なからず『これだけは自分でやらなければ気がすまない』という項目を持っているはずなので、まずそこを確保してから足りない分を手伝ってくれる方を探しましょう。

それでは何人集めるのがベストなのでしょうか?先日もお話しましたが私のお奨めは『必要最低人数』です。少なすぎては手が足らず、また多すぎると今度は手が空いてしまうので『自分がやらなければ』という緊張感が希薄になり、お客様へのレスポンスが悪くなります。忙しいくらいが丁度良いのです。

その中でも企画まで噛ませる『正社員』的な方と、ちょっとした雑用しかしないような『アルバイト』的な方に分けることをお奨めします。

実際にお客様と接する役割の方とは、事前の打ち合わせをより多く持たなければならず労力も時間もかかります。そうした『正社員』的な方は最小限にとどめ、お客様と直接接しないような簡単な仕事は『アルバイト』に任せてしまうのが理想的です。(もちろん手伝ってくれた仲間であることは変わりありません!イベントの後には感謝の意を重々あらわしましょう!)


明日からはしばらく、広報についてです。

イベント運営者に必要な事。

最初の一歩。

さぁ、イベントをやりましょう。となったときにまずあなたの頭の中には何があるでしょうか?おそらくまずアイデアありきだと思います。ではそのアイデアをどのように現実のイベントに結び付けていきましょう?

まず最初に考えるべきなのは自分とどんな関係の人をターゲットにするのか。リングメンバー?仲間内?見知らぬ不特定多数?リングメンバーや仲間内なら広報も楽でしょう。あらかじめ招待する範囲が決まっている場合ECOメールで通知を送って事前に参加可否の返答を貰うのが一般的です。人数の調整も最も楽な上、身内なので少々の失敗も多めに見てくれたり、中には運営に協力してくれる方もいるでしょう。逆に 不特定多数を相手にする場合、参加規模や運営方法などに細心の注意を払わねばならず事前準備も入念なものが必要です。この2つの差はかなり大きいです。リングイベントを数多くこなす方でもその延長で不特定多数を相手にすると思わぬ失敗を犯すことになります。このブログでは主に後者のイベントを扱います。

どの層をターゲットにするのか。演習の民?おしゃれさん?女の子?男の子?学生?大人?今暖めているアイデアがどの層にヒットするのか考えましょう。わかりやく言えばバトル系のイベントなら当然、演習の常連さんが多く参加してくれることになります。ですからそのイベントを演習の時間帯にぶつけるのは愚の骨頂というものです。また広報の種類も変わってくるでしょう。簡単に言うとアップタウンで広報するほうがいいのかダウンタウンで広報するほうがいいのかということです。客層を考えると自然に適した広報手段や運営形態が見えてきます。

最後にどのくらいの規模を目標にするのか。10人?40人?100人以上?できるだけ早期に考えたい項目です。というのは人数によっては運営側の人数を増減させたり用意する小道具アイテムの収集必要量が変わってくるからです。運営の仲間を増やすのは存外大変で、かといって多すぎてもいけません(これについては後述します)場合によっては広報開始段階で人数制限を設けて募集人員を抑えなければなりません。といっても予測がとても難しく、自分の過去に行った実績や暖めているアイデアの一般受けしやすさなどを考慮して判断するしかありません。




次回は仲間集めと役割分担です。

運営者に大切なこと

どうもこんばんは。花姫♪です。

メモ代わりにイベンターの心得的な物を残すことにしました。

参考になればよいなと思いますが参考にならないと思います。

あくまで自分流ですので鵜呑みになさらぬよう。

記事は明日から一日ずつ予約投稿で載せますのでお楽しみに(?)

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