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役割分担に必要なこと。

仲間を過信しすぎず、暇にさせず

イベント運営には何が必要でしょうか。
どういった役割が必要かリストアップしていきましょう。

・企画
 イベントの骨子をさだめる
・司会
 イベント中の進行を行う
・広報(ECO内)
 看板やコメントなどでECO内広報を行う
・広報(ECO外)
 ブログに情報を掲載する
・受付/質問応答
 参加者の募集を受付し、参加者リストを作成/管理する
・会場整理
 会場のご案内などを行う
・雑用/演出
 イベントにより必要な露店を展開したり、アイテムの配布などを行う。
 アンケートや投票が必要なイベントではその集計役も必要。

もちろんこれらは基本中の基本の項目だけですので、あなたの主催するイベントの進行をイメージしながらどんな役割がいるのかをリストアップすることをお奨めします。次に自分でこなす役割をこの中から選択します。私の場合は会場整理と雑用以外のほとんどを自分でこなします。主催者は少なからず『これだけは自分でやらなければ気がすまない』という項目を持っているはずなので、まずそこを確保してから足りない分を手伝ってくれる方を探しましょう。

それでは何人集めるのがベストなのでしょうか?先日もお話しましたが私のお奨めは『必要最低人数』です。少なすぎては手が足らず、また多すぎると今度は手が空いてしまうので『自分がやらなければ』という緊張感が希薄になり、お客様へのレスポンスが悪くなります。忙しいくらいが丁度良いのです。

その中でも企画まで噛ませる『正社員』的な方と、ちょっとした雑用しかしないような『アルバイト』的な方に分けることをお奨めします。

実際にお客様と接する役割の方とは、事前の打ち合わせをより多く持たなければならず労力も時間もかかります。そうした『正社員』的な方は最小限にとどめ、お客様と直接接しないような簡単な仕事は『アルバイト』に任せてしまうのが理想的です。(もちろん手伝ってくれた仲間であることは変わりありません!イベントの後には感謝の意を重々あらわしましょう!)


明日からはしばらく、広報についてです。

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